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28
2015

届き始めたマイナンバー

船橋市ではマイナンバーが既に通知開始され、とうとう昨日お客様から「社員が通知カードを持ってきて預かってしまったけど、どうしたらいいか」とのお電話を頂きました。

とは言え、お客様のところへ訪問すると大抵「まだ届かないねぇ。」との話題に。
23区内はどうやら11月の中旬~下旬になる、との噂です。

マイナンバーの収集をどのタイミングでするか、は会社の受け入れ体制が整ってからにすべきです。
番号の収集の方法~どのように番号確認・本人確認を行うのか、保管方法と管理方法はどうするのか、規程等の整備はどうするのか…そういった事の整備がある程度できてからでも遅くはありません。
しかし、社員からの回収の時期は、23区内が届き不在配達票の期限も経過した11月末~12月中旬が一般的になるのではないでしょうか。

事務所では現在、お客様の「マイナンバー取扱方法」について、確認させて頂いています。
事務処理の際、こちらが把握している責任者と取扱者以外に番号を提供しないようにする目的と、取扱い方法を把握させて頂く事で会社に番号があるのか、別に委託しているのか、紙なのか、データなのか、等を知っておき「何を出して欲しい」と依頼し易くする為です。
でも、この確認の一番の大きな意味は、アンケートを取りながらお客様に「ここはこうしなければならないけど、どうしますか?」とアドバイスができる事です。
大抵のお客様が「まだ何も決めてない。」とはじめはおっしゃいますが、事務フローに沿った取扱い方法の聞き取りで、「じゃ、こうしようかな。」と、より具体的にイメージを沸かせてくださいます。

ともあれ、今、会社がすべきことは、社員に次の事を伝えることです。
①いよいよマイナンバーの通知が始まった
②扶養家族の分を含め、会社に番号を提出してもらうことになる
③通知カードが来たら、無くさないように
④集める方法は、後日案内します
これらのアナウンスを確実に行い、その間に収集方法を決定します。

収集方法は、税の扶養等申告書で本人&家族の番号を集める方法もありますし、別途「報告書」等で報告してもらう方法、原本を持ってきてもらいその場で番号を確認し転記又は入力する方法、など、会社さんによって対応は様々です。

いよいよ収集・保管管理方法の具体策について、検討するリミットだと言えます。
そして問題があれば、11月末までに対応できるよう、11月中旬までに安全管理措置がどの程度できるのか、再度確認してみましょう。
もう「そのうち、考える」と言っている時期ではありません。

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